S.O.P Lifecycle

Kamis, 7 Juli 2011 @ Hotel Acacia, Jakarta

Training Introduction

Mengapa seringkali SOP di tempat kerja menjadi counter-productive? Ada tetapi tidak digunakan, ada tetapi pengguna ragu-ragu apakah berisi panduan yang updated, ada tetapi disimpan di lemari yang terkunci?

Keefektifan sebuah SOP dapat dilihat dari :

a) sejauhmana ia memberi nilai tambah

b) sejauhmana ia dapat menyamakan persepsi antar bagian/departemen

c) sejauhmana ia dapat berfungsi sebagai pengendali dan pemantau kinerja proses.

Apabila SOP ditempat kerja anda tidak demikian, anda wajib meninjau ulang SOP atau bahkan menulis ulang SOP yang ada.

Pelatihan satu hari SOP Lifecycle membuat perusahaan/organisasi menjalankan proses bisnisnya lebih efektif dan efisien. Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat mengendalikan, merevisi dan memantau dalam sebuah siklus-SOP Lifecycle.

Agenda

  1. Filosofi dan difinisi proses bisnis, prosedur dan instruksi kerja
    SOP dan hubungannya dengan fundamental business systems ISO 9000
    Sesi ini membekali peserta dengan persespi umum mengenai filosofi SOP mulai dari pemahaman peristilahan (misalnya: manajemen, system, proses, dokumen, record, prosedir, instruksi kerja dll) hingga pendekatan penulisan SOP berdasarkan standar internasional ISO 9000.
  2. SOP Lifecycle
    Hal penting yang disajikan dalam pelatihan hands-on ini adalah Fasilitator memandu langkah demi langkah bagaimana merencanakan lifecycle dari sebuah SOP—mulai dari merancang SOP dengan tingkat rincian yang dalam (untuk Pengguna Ahli dan Pengguna Pemula), kemudian men-cycle menjadi SOP yang lebih ringkas (Narrated Flochart), hingga SOP yang cocok untuk Organisasi dengan maturity level tinggi yaitu Flowchart SOP).
    Pada bagian ini pula, Fasilitator menyajikan dan memandu bagaimana membuat SOP Narated Flowchart yang efektif dan efisien (Sisi kiri Flochart untuk Pengguna ahli, dan sisi kanan Naratives untuk Pengguna Pemula).
  3. Business process mapping (BPM), analisa keefektifan proses bisnis
    Pada sesi ini peserta memahami beragam jenis proses bisnis, mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah, peserta berlatih memetakkan proses bisnis sebuah organisasi kelas menengah dagang mebel dan berlatih membedakan proses utama (core process) dan proses pendukung (support process), latihan selanjutnya adalah menetapkan proses kerja yang memerlukan SOP, KPI, dan SLA. Peserta mempelajari jenis process modelling. Peserta diajak membuat BPM As Is dan Should-Be. 
  4. SOP Teknis vs SOP Administratif
    Secara umum terdapat dua jenis SOP yaitu Tehnis dan Administratif, SOP Tehnis merupakan SOP operasional yang mendukung proses inti, dan SOP Adminstratif bersifat pendukung. Peserta, pada sesi ini berlatih merancang dan menyelesaikan kedua jenis SOP tersebut. 
  5. Format SOP: Simple steps, hierarchy, flowchart, graphical dan video
    Pada sesi ini peserta mempelajari dan membuat sedikitnya 2 format SOP, simple steps, hierarchical, flow-chart, graphical dan video. Fasilitator memperagakan bagiamana membuat graphical SOP untuk jenis SOP administratif (SOP Penanganan keluhan pelanggan, SOP Pembelian). 
  6. Teknik penulisan efektif dan format dan elemen SOP
    Peserta, pada sesi ini, berlatih menulis menggunakan bahasa Indonesia secara efektif dan concised, Fasilitator memberikan contoh beberapa SOP yang ditulis secara tidak efektif, SOP yang ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang berputar-putar. Pada sesi ini juga, peserta memahami elelemen-elemen SOP dan atribut pengendali (nama, nomor, tanggal efektif, tanggal kadaluarsa dll). 
  7. Menentukan dan memilih  tingkat perincian SOP (Who Does What) Beyond Write What You Do
    SOP mempunyai format yang bermacam dan berbeda-beda dan untuk pengguna yang berbeda juga—setidaknya Pengguna pemula dan Pengguna ahli, seringkali Pengguna pemula memerlukan SOP yang rinci dan dalam sedangkan Pengguna ahli hanya memerlukan langkah besarnya saja. Pada sesi ini peserta berlatih membuat SOP dengan dua macam kedalaman. 
  8. Merancang SOP yang up-to-date dan masih diperbaharui
    Sesi ini berhubungan dengan SOP lifecycle, peserta membuat rencana tindak-lanjut di tempat kerja dengan merancang SOP yang dinamis. 
  9. Merancang SOP untuk Marketing, Perencanaan dan Produksi, Logistik, Pembelian dan Keuangan dll.
    Dengan template yang disediakan oleh fasilitator, peserta diajak berlatih membuat SOP operasional, latihan-latihan ini akan menjadi bekal dalam merevisi atau menulis ulang SOP yang ada di perusahaan masing-masing.

Persyaratan

Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang sudah pernah membuat SOP atau terlibat dalam tim penulisan SOP.

 

Facilitator (s)

Pelatihan ini dibawakan oleh Ady A Subagya, Praktisi sistem manajemen, berpengalaman dalam membantu organisasi menulis ulang business process-nya, membuat standard operating presedure, menerapkan ISO 9000, 14000, SMK3, OHSAS 18001. Sebelum independen, ia bekerja pada kepompok Siemens dan Daimler Benz.

Training Facility

Peserta pada pelatihan ini mendapat sebuah Flashdisk* berisi:

  1. Bahan bacaan mengenai SOP (86 halaman)
  2. Materi dalam bentuk slide Powerpoint (termasuk video dan gambar)
  3. SOP templates senilai Rp. 100 USD termasuk Panduan menyusunan SOP
  4. Manual Prosedur Penyusunan SOP
  5. Contoh SOP Simple Steps, Hierarchy, Flowchart, Graphical dan Video dari berbagai industri mulai dari Kontraktor, Jasa Keuangan, Pabrik, Konsultan, Sekolah, Rumah Sakit dan lain-lain
  6. Sepuluh model formulir SOP terbaru termasuk model yang digunakan oleh Perbankan dan Telekomunikasi (Risk and Control)
  7. SEBUAH CONTOH SOP LIFECYCLE
  8. DUA CONTOH GRAPHICAL SOP
  9. TIGA VIDEO SOP ADMINISTRATIF DAN TEHNIS
  10. Sertifikat kehadiran, makan siang dan snacks

 

Investasi

Rp 1.750.000 / Peserta

*Flashdisk diberikan kepada peserta dengan pendaftaran dan pembayaran 2 minggu sebelum training bagi peserta dengan pendaftaran khusus (pembayaran ditempat, pendaftaran dengan potongan biaya) akan mendapat CD/DVD.

 Contact us for in-house training

Pendaftaran Hubungi: Bina Citra Sarana

Sdri. DINA : 0812-9549-720, Ph: (021) 5013-3015, https://binacitrasarana.wordpress.com

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s




%d bloggers like this: